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Die Grundlagen
Kanban ist im Prinzip ein Steuerungsinstrument für Produktionsprozesse in der Industrie. Es wurde 1947, von dem Japaner Taiichi Ōno, für Toyota entwickelt um deren Produktivität in der Produktionskette zu steigern. Ōno’s Gedanken dazu waren folgende: „Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt“. Die Vorgänge eignen sich nur für die Reihenproduktion und sind sehr komplex. Allerdings soll dieser Artikel nicht ausführlich diese Art des Kanban-Systems erklären. Wenn euch das allerdings interessiert, dann schaut euch gerne mal den Wikipedia Artikel dazu an. Dieser geht sehr ausführlich auf diese Methode ein.
Kanban als Lean-Management-Methode
Heutzutage ist Kanban bekannt und beliebt als Lean-Workflow-Management-Methode. Es bietet einen Rahmen und eine Möglichkeit die Arbeit zu visualisieren, zu gestalten und zu optimieren. Dies geschieht mit den sogenannten Kanban-Boards. So können sogar mehrere Team-Mitglieder, komplexe Projekte überwachen und daran arbeiten. Dafür gibt es diverse Tools, bzw. Apps, wie z.B. Trello, mit dem ich sehr gerne arbeite, die eine Zusammenarbeit mit mehreren Personen auch remote ermöglichen.
Das Kanban-Board
Ein Kanban-Board ist unterteilt in verschiedene Spalten bzw die jeweiligen Arbeits-Phasen. Dies können zu Beispiel folgende drei Spalten sein: To-Do; In Bearbeitung; Erledigt. Oder: Zu erstellen; bereit für Launch; gelauncht. Je nachdem was sich für das jeweilige Projekt am Besten eignet. Natürlich können es auch deutlich mehr als nur drei Spalten sein. Ich habe auch Boards mit Spalten für jeden Monat des laufenden Quartals.
Die Ausführung (WIP – Work in Progress)In den Phasen werden verschiedene Karten angelegt. Auf diesen wird der jeweilige Arbeitsschritt genau definiert. Dort kann auch eine Deadline gesetzt werden und vereinbart werden, wer für diese Karte zuständig ist. Ist eine Arbeit erledigt, wandert die jeweilige Karte eine Phase weiter, in die nächste Spalte. Bis sie in der Letzten angelangt ist und somit komplett abgearbeitet. Dabei gibt es sogenannte Work-in-Progress-Limits. Diese sind sinnvoll, damit die geplante Arbeit auch tatsächlich bewältigt werden kann und die Team-Mitglieder oder man selbst, wenn man alleine arbeitet, nicht irgendwann wegen Überforderung die Pläne wieder umschmeißt. Was äußerst ineffektiv wäre. Auch wäre man unter Umständen dann die Ganze Zeit beschäftigt ohne das wirklich wesentliche zu erledigen.
Kadenzen
Kadenzen sind sogenannte Feedbackschleifen. Das kann im Grunde ein regelmäßiges Team-Kanban-Meeting sein, welches hilft den Arbeitsfluss zu optimieren. Dadurch kann die Effektivität gesteigert werden und freie Kapazitäten festgestellt werden.
Anfangen
Implementiert die Kanban-Methode einfach erstmal bei allen Aufgaben, die ihr ohnehin meistens erledigt. So wird euer Arbeitsablauf besser überschaubar bzw. überhaupt erst sichtbar.
Dann überlegt euch welche Steps (Karten) ihr verbessern könntet. Wie geht es einfacher, oder schneller? Achtet dabei darauf, dass nicht Zuviel Karten in einer Spalte „stecken“ bleiben. Setzt euch ein WIP-Limit und wenn z.B. die „in Bearbeitung“ Spalte bereits einige Karten enthält, dann fangt nicht die nächste Aufgabe an, sondern beendet die Angefangenen Aufgaben zu erst. Die Menge an parallel laufender Arbeitsvorgänge sollte auf ein realistisches Maß begrenzt sein. Wieviel das ist, ist abhängig vom Projekt, der Größe und Komplexität der jeweiligen Aufgaben und der persönlichen Präferenz.
Der Nutzen
Die Kanban-Methode in den eigenen Arbeitsablauf zu integrieren bringt deutlich mehr Klarheit in den Arbeitsalltag. Auch zählt Kanban zu den sogenannten Agile Methoden. Und lässt sich sehr gut mit anderen Agile Methoden, wie z.B. Scrum, kombinieren.
Agile als Mindset
Agile als Software Entwicklung Methode ist sicherlich jedem in der IT Branche ein bekannter Begriff. Allerdings beschreibt Agile im Grunde Rahmenbedingungen und Arbeitspraktiken, die sich sehr gut auf jede andere Branche oder sogar Lebensbereich, übertragen lässt. Denn Agile legt seinen Fokus auf die Personen, die die Arbeit ausführen. Es liefert viele Lösungen für die Selbstorganisation, Zeitmanagement, Workflow etc. und unterstützt ei reibungsloses zusammenarbeiten mit Teammitgliedern. Das Agile Manifest beschreibt diverse Werte und Richtlinien für das Arbeiten mit Agile Methoden, die darauf abzielen den eigenen Arbeitsablauf stetig zu verbessern. Durch deren Anwendung trainiert man die empfohlenen Arbeitsweisen, was einen bleibenden Effekt auf das Mindest hat. Man wird mit der Zeit in allen Bereichen seines Lebens effektiver und geordneter. Was die Lebensqualität steigern kann und vor allem den Arbeitsalltag erleichtert.
Fazit
Agile Methoden wie Kanban und Scrum sollte man zumindest ansatzweise kennen, wenn man seine Arbeitsabläufe verbessern möchte. Vor allem als Selbstständiger, speziell zu Beginn, in der Aufbauphase, gibt es so unglaublich viele Dinge zu erledigen und zu beachten. Solche Methoden können sich dabei zum regelrechten Lifesafer entwickeln. Es gibt viele extrem ausführliche Artikel zu Kanban und Agile etc. allerdings sind die meisten auf Englisch und gehen schon sehr tief in Unternehmensprozesse. Ich hoffe meine kurze Einführung in Kanban und auch zuletzt bereits Scrum, hilft euch erstmal überhaupt damit anzufangen, falls euch die Methoden noch ganz neu waren, oder um euch diese vielleicht etwas näher zu bringen, falls ihr die Begriffe doch schonmal gehört habt.Wenn ihr weitere Fragen zu dem Thema habt, schreibt mir gerne einen Kommentar. Nutzt ihr vielleicht schon länger Kanban? Welche Tools nutzt ihr dafür am liebsten? Lasst es mich gerne wissen, ich freue mich über euer Feedback. 🙂
Ich wünsche euch eine erfolgreiche, produktive Woche.
Alles Liebe
Christina
„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.“
Johann Wolfgang von Goethe
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Über die Autorin
Christina Ernst ist Gründerin und Geschäftsführerin von Linen & Quince. Sie ist außerdem Designerin, Autorin und Immobilienexpertin. Ihre Erfahrungen und ihr Wissen gibt sie nicht nur in ihrem persönlichen Blog auf christinaernst.net, weiter, wo sie über Finanzwissen, Unternehmensgründung, Immobilienwissen und Persönlichkeitsentwicklung schreibt, sondern auch auf dem unserem Linen & Quince Blog. Dort schreibt sie regelmäßig über Interior Design, Mode und Lifestyle Themen. Sie liebt Innenarchitektur, Kunst, Antiquitäten sowie elegante, nachhaltige und hochwertige Mode.
