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Einleitung
Zeit- und Projektmanagement Tools sind entscheidende Aspekte, für effizienteres Arbeiten und um Aufgaben effektiv zu erledigen. In dieser extrem schnelllebigen Zeit, kann man es sich, vor allem als Selbstständige, nicht mehr leisten langsam und ineffizient zu arbeiten. Denn die Konkurrenz schläft nicht. Und dank der rasanten Entwicklung von AI bzw. KI (künstliche Intelligenz), können wir derzeit viel mehr schaffen in immer kürzerer Zeit. Die meisten Aufgaben erfordern eine klare Strukturierung und Planung, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Zum Glück gibt es viele großartige Tools, die uns dabei helfen können. In diesem Blogbeitrag stelle ich euch meine aktuellen Lieblings-Tools für Zeit- und Projektmanagement vor.
Trello
Trello ist ein schon länger bekanntes und beliebtes Tool für Projektmanagement, das von Einzelpersonen bis hin zu großen Teams genutzt wird. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Benutzern, ihre Aufgaben in einem Board zu organisieren. Trello hat eine intuitive Benutzeroberfläche, die es einfach macht, Aufgaben zu erstellen, zu organisieren und zu delegieren. Mit Trello können Benutzer Karten erstellen, die Aufgaben darstellen, und diese Karten in Listen organisieren. Dies stellt ein sogenanntes Kanban Board da.
Vor ein paar Wochen, habe ich diese Projekt-Management Methode bereits genauer vorgestellt, den gesamten Artikel dazu könnt ihr hier nachlesen. Benutzer können bei Trello auch Fristen für Aufgaben festlegen und die Fortschritte verfolgen. Trello ist sehr flexibel und kann an die Bedürfnisse verschiedener Projekte und Teams angepasst werden. Es gibt sowohl eine Browser, Desktop, als auch Mobil App Version. Vor allem letzteres Variante finde ich sehr praktisch und nutze diese im Grunde permanent als To-Do Liste. Alles was mir irgendwann unterwegs einfällt, notiere ich auf einer meiner Kanban-Boards in der Trello App. Und das beste daran ist, Trello lässt sich bei Notion Integrieren. Worauf ich im nächsten Abschnitt eingehe.
Notion
Notion ist ein unglaublich leistungsstarkes Tool, dass es Benutzern ermöglicht, Aufgaben und Projekte zu organisieren und zu verwalten. Es ist besonders nützlich für Einzelpersonen oder Teams, die eine zentrale Plattform suchen, um ihre Arbeit zu organisieren. Notion bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Aufgabenlisten, Kalender, Kanban-Boards und Datenbanken, im Grunde alles was man sich nur wünschen könnte für effizienteres Arbeiten. Benutzer können auch Seiten erstellen, um Informationen zu organisieren und zu teilen. Notion ist sehr anpassungsfähig und kann an die Bedürfnisse verschiedener Projekte und Teams angepasst werden. Es bietet auch Integrationen mit vielen anderen Tools wie Trello, Slack und Google Drive. Ich finde Notion hat ein regelrechtes Sucht-Potential. Es ist so extrem vielseitig und flexibel. Man kann sein komplettes Unternehmen, Studium oder auch Privatleben an einem Ort Strukturieren. Ich habe bei Notion einen Arbeitsbereich, der z.B. meine ganzen Studien Unterlagen und Aufgaben umfasst, als auch einen Abschnitt für meine Reiseplanungen.
Da man bei Notion auch pdf Files einbetten kann, ist es z.B. auch möglich dort direkt meine Buchungsbestätigungen einfügen. So habe ich alles direkt zur Hand, ohne umständlich in meinem Mail-Postfach danach suchen zu müssen. Denn Notion gibt es neben der Browser und der Desktop Version auch als App, so hat man alle notwendigen Infos immer dabei. Außerdem ist Notion sehr übersichtlich, intuitiv verständlich und hat eine integrierte KI-Assistenz!
Nicht nur könnt ihr euren Arbeitsbereich mit eurem Branding wunderschön gestalten, ihr habt auch gleich noch eine eingebaute, persönliche Assistent*in dabei. Und die Notion KI könnt ihr an absolut jeder Stelle eures Arbeitsbereichs einsetzen. Ein Druck auf die Leertaste und die KI ist bereit eure Anfrage zu bearbeiten. Besser geht es eigentlich gar nicht, finde ich. Mich begeistert Notion jedenfalls damit jedesmal wieder aufs neue. Die Möglichkeiten bei Notion sind so immens, dass ich nochmal einen eigenen Artikel dazu schreiben werde, mit vielen genaueren Informationen. Wenn ihr also spezifische Fragen zu Notion habt, stellt sie gerne in den Kommentaren und ich gehe dann darauf ein.
Metricool
Metricool* ist ein Tool für Social-Media-Management, das es uns ermöglicht, unsere Social-Media-Konten von einer zentralen Plattform aus zu verwalten. Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Analysen von Beiträgen, Planung von Posts und Überwachung von Social-Media-Metriken. Wir können auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, um unsere Social-Media-Performance im Laufe der Zeit zu verfolgen. Metricool* ist besonders nützlich für Einzelpersonen oder Teams, die mehrere Social-Media-Konten gleichzeitig verwalten müssen und ist ebenfalls eines meiner Top Favoriten für effizienteres Arbeiten.
Ich habe in der Vergangenheit schon andere ähnliche Social-Media-Managment Tools genutzt, aber keines war so umfangreich und übersichtlich aufgebaut wie Metricool*, finde ich. Man kann nicht nur die gängige Plattformen, wie Pinterest, Instagram und Facebook integrieren, sondern auch Twitter, LinkedIn, die eigene Webseite und vieles mehr! Und dabei ist Metricool* auch noch günstiger als die Konkurrenz. Das Tool, dass ich vorher genutzt habe, bevor ich Metricool* kannte hat im Grunde doppelt so viel gekostet bei 30% Leistung. Metricool* ist ein unglaublich hilfreiches Tool, um den Überblick zu behalten, wenn man auf mehreren Plattformen aktiv vertreten sein möchte.
WPML
WPML ist ein Plugin für Website-Übersetzungen, dass es Benutzern ermöglicht, ihre Website automatisch oder manuell in mehrere Sprachen zu übersetzen. Das Tool ist besonders nützlich für Unternehmen oder Einzelpersonen, die eine globale Präsenz haben oder eine internationale Zielgruppe ansprechen.
Was, seien wir mal ehrlich, eigentlich auf die Meisten zutrifft heutzutage. Zumindest wenn man nicht Englisch als Ausgangssprache hat, denke ich. Vor einiger Zeit habe ich auch andere Plugins bzw. Tools zur Webseiten-Übersetzung verwendet, aber kein anderes Tool funktionierte so überzeugend gut, bei der automatischen Übersetzung und hat dabei im Grunde so gut wie keine zusätzliche Arbeit für mich verursacht. Bzw. kann ich selbst entscheiden wie viel ich manuell übersetze oder editiere. Außerdem gehören die übersetzten Inhalte einem selbst und sind nicht nur „gemietet“ sozusagen. Es gibt leider keine kostenfreie Versin, aber es ist vergleichsweise günstig.
Es lohnt sich meiner Meinung nach auch schon so etwas gleich von Anfang an mit einzubauen, wenn die Webseite noch klein ist.
Wordfence
Wordfence ist ein leistungsstarkes Plugin für die Sicherheit von WordPress-Websites. Es ist besonders nützlich für Einzelpersonen oder Unternehmen, die ihre Website vor Hackern und Malware schützen möchten. Wordfence bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Echtzeit-Überwachung, Firewall-Schutz und Malware-Scan. Das Tool kann auch Benutzern helfen, Schwachstellen in ihrer Website zu erkennen und zu beheben, um ihre Sicherheit zu verbessern. Wordfence ist sehr anpassungsfähig und kann an die Bedürfnisse verschiedener Websites und Benutzer angepasst werden. Besonders praktisch ist die zusätzliche 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung), die im Grunde unbedingt verwendet werden sollte. Vor allem in Verbindung mit der Möglichkeit, versuchte Logins mit falschem Benutzername sofort zu blockieren. Wordfence hat auch eine kostenfreie Version die schon ziemlich umfangreich ist.
Woocommerce
Woocommerce, der Klassiker wenn es um Online-Shops geht, ist eine leistungsstarke E-Commerce-Plattform, die es Benutzern ermöglicht, einen Online-Shop zu erstellen und zu verwalten. Es ist eine Erweiterung für WordPress und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Produktlisten, Warenkörbe und Zahlungsabwicklung. Woocommerce ist sehr anpassungsfähig und kann an die Bedürfnisse verschiedener Online-Shops und Benutzer angepasst werden. Es bietet auch Integrationen mit anderen Tools wie Mailchimp und Google Analytics. Auch diverse POD (Print-On-Demand) Anbieter bieten eine Schnittstelle zu Woocommerce an. Bisher kann ich noch nicht all zu viel zu Woocommerce sagen, da wir bei Linen & Quince gerade erst von externen Marktplätzen auf einen eigenen Shop umsteigen. Aber bisher läuft alles gut und ich finde es auch für Einsteiger nicht zu kompliziert.
Scrivener
Scrivener war ein echter Game-Changer für mich, als ich dieses Tool irgendwann entdeckt habe und damit einer meiner Favoriten für effizienteres Arbeiten. Vorher hatte ich unzählige einzelne Dateien in verschiedenen Ordnern, für alle meine Blog Artikel und Bücher, an denen ich regelmäßig schreibe. Das war natürlich super unpraktisch und unübersichtlich. Scrivener ist ein Schreib-Tool für Autoren, die lange und komplexe Dokumente erstellen müssen. Es ist besonders nützlich für Schriftsteller, Wissenschaftler und Drehbuchautoren, aber eben auch für Blogger oder einfach jeden, der viel schreibt.
Scrivener bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter eine übersichtliche Strukturierung von Kapiteln und Abschnitten sowie eine flexible Darstellung des Dokuments. Im Grunde wie Notion, nur speziell für geschriebene Texte und Bücher. Man kann auch Notizen und Referenzmaterialien hinzufügen, um die Arbeit besser zu organisieren. Scrivener bietet auch eine Vielzahl von Exportoptionen, darunter den Export als E-Book oder PDF, außerdem kann es auf verschiedene Arten euer Buch bereits editieren, was einem richtig viel Arbeit abnimmt. Scrivener gibt es nur als 30 tägige Trial kostenfrei, danach benötigt man eine kostenpflichtige Lizenz, allerdings gilt diese dauerhaft. Ich habe einige andere ähnliche Programme mit Scrivener verglichen und alle anderen hatten Abo Modelle, die auf Dauer deutlich teurer sind.
Procreate
Procreate ist ein übersichtliches aber leistungsstarkes Tool für Digital Art auf dem iPad. Es ist besonders nützlich für Designer, Illustratoren und Künstler oder wenn man mit dem iPencil gerne Notizen oder Skizzen macht. Vor allem wenn man gerne unterwegs arbeiten möchten, sind Tools für das IPad sehr praktisch, finde ich. Procreate bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter unzählige Pinsel, Ebenen, Stempel Texturen und Effekte. Man kann auch eigene, benutzerdefinierte Pinsel erstellen, um die eigene Arbeit zu personalisieren. Oder man kann Bundles mit vielen weiteren Pinseln online kaufen. Procreate ist sehr anpassungsfähig und kann an die Bedürfnisse verschiedener Projekte und Künstler angepasst werden. Es bietet auch Integrationen mit anderen Tools wie Dropbox und Adobe Creative Cloud. Ich habe sehr lange fast ausschließlich Procreate genutzt für meine Designs. Inzwischen nutze ich zusätzlich auch noch den Affinity Designer, aber Procreate ist immer noch ein Tool, dass ich gerne und regelmäßig nutze.
Affinity Programme
Die Affinity-Programme von Serif sind eine hervorragende Alternative zu den Creative Cloud-Programmen von Adobe. Letztere habe ich irgendwie nie gerne genutzt. Die Affinity Programme finde ich deutlich ansprechender, zuverlässiger und da an sie mit einer dauerhaft gültigen Lizenz erwerben kann, deutlich günstiger, als die Adobe Abos auf Dauer. Sie sind besonders nützlich für Designer, Illustratoren und Künstler, die eine leistungsstarke und dennoch erschwingliche Creative Suite benötigen. Die Affinity-Programme umfassen Affinity Designer, Affinity Photo und Affinity Publisher.
Affinity Designer
Affinity Designer ist ein Vektor-Design-Tool, das es einem ermöglicht, Logos, Icons und andere Grafiken zu erstellen. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter eine umfangreiche Sammlung von Pinseln, Formwerkzeugen und Effekten. Es ist außerdem sehr anpassungsfähig und bietet eine Vielzahl von Exportoptionen.
Affinity Photo
Affinity Photo ist ein leistungsstarkes Bildbearbeitungsprogramm, das in Sachen Funktionalität und Leistung mit Adobe Photoshop definitiv mithalten kann. Wie gesagt, ich finde es sogar besser als Photoshop. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter auch eine umfangreiche Sammlung von Pinseln, Filtern und Effekten. Auch Affinity Photo ist sehr anpassungsfähig und bietet eine Vielzahl von Exportoptionen. Man kann auch im Programm zu Affinity Designer wechseln, während der Bearbeitung. Die drei Tools ergänzen sich dadurch perfekt.
Affinity Publisher
Affinity Publisher ist ein Layout- und Design-Tool, das es Benutzern ermöglicht, professionell aussehende Dokumente wie Broschüren, Magazine und Bücher zu erstellen. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter eine umfangreiche Sammlung von Layout-Tools, Textwerkzeugen und Effekten. Affinity Publisher ist auch sehr anpassungsfähig und bietet eine Vielzahl von Exportoptionen. Eines meiner Lieblingsprogramme übrigens, was richtig Spaß macht, finde ich.
Die Affinity-Programme sind alle relativ erschwinglich und bieten eine echte, leistungsstarke Alternative zu den Creative Cloud-Programmen von Adobe, finde ich. Man kann die Versionen für IPad oder Desktop einzeln oder als komplettes Bundle erwerben.
Canva
Canva ist ja heutzutage in aller Munde als das Tool für Grafikdesign. Es eignet sich besonders für Personen, die keine Erfahrung im Grafikdesign haben. Aber auch für Fortgeschrittene Grafikdesigner ist es ein nützliches Tool, finde ich. Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Vorlagen, Schriftarten und Bilder. Benutzer können auch benutzerdefinierte Designs erstellen, indem sie Elemente wie Text, Formen und Bilder kombinieren.
Man kann verschiedene Markenunterlagen einrichten, einschließlich Logos, Schriftarten und diverser Paletten. Das praktische ist bei Canva, dass man mit nur einem Klick, diese vorher festgelegten Marken Attribute ganz einfach auf jedes Design anwenden kann, was ich extrem nützlich finde für effizienteres Arbeiten. So kann ich z.B. aus einer simple Vorlage mit wenigen Klicks, diverse Varianten mit meinem Branding erstellen und dem von Linen & Quince gleich noch dazu.
Schneller und einfacher geht es mit keinem anderen Tool, soweit ich weiß.
Canva hat übrigens inzwischen ebenfalls eine KI, die Text zu Bild Bearbeitung kann. Ich finde zwar, dass diese KI mit z.B. der Qualität von Midjourney noch nicht mithalten kann.
Aber die Ergebnisse sind in Ordnung, wenn man diese Funktion, denn Nutzen möchte. Canva ist sehr anpassungsfähig und bietet eine Vielzahl von Exportoptionen, darunter den Export als PNG, JPEG und PDF. Das Tool ist besonders nützlich für Einzelpersonen oder Teams, die schnell und einfach Grafiken erstellen müssen, z.B. für Social-Media-Beiträge oder Marketingmaterialien. Man kann auch direkt aus Canva Social Media Posts posten oder planen. Allerdings streikt bei mir dabei immer die Integration zu meinen Pinntest Boards, weswegen ich diese Funktion eher nicht nutze. Da finde ich Metricool doch um einiges besser. Aber dennoch, Canva kann im Grunde fast alles, was man für ein erfolgreiches Online-Business so brauchen könnte.
Structured
Structured ist ein Tool bzw. eine App für Notizen und Aufgabenlisten, dass sich durch seine klare Strukturierung und einfache Bedienung auszeichnet. Es ist besonders nützlich für Einzelpersonen, die ihre Aufgaben und Projekte auf einfache Weise organisieren möchten und ist sehr hilfreich für effizienteres Arbeiten. Structured bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Aufgabenlisten, Notizen und Kalender. Benutzer können ihre Aufgaben und Projekte mithilfe von Tags und Kategorien organisieren und Prioritäten festlegen. Structured ist auch sehr anpassungsfähig und bietet Integrationen mit anderen Tools wie z.B. dem Kalender oder anderer Aufgaben- bzw. Notitz Apps.
Man kann Aufgaben dort auch übersichtlich abhaken. Da diese in einer Zeitleiste strukturiert sind, sieht man auch sehr gut wieviel Zeit zwischen verschiedenen Aufgaben ist. Die App zeigt einem freie Zeiten, sowie Überschneidungen übersichtlich an.
Des Weiteren kann man auch Unteraufgaben erstellen. Man kann sich farblich nach dem eigenen Geschmack anpassen und sie verfügt inwzischen ebenfalls über eine KI-Assitenz, der man nur kurz sagen muss was sie tun soll und sie plant und erstellt anhand der genannten Tags automatisch die Aufgaben. Insgesamt eine sehr praktische App, die ich nicht mehr missen möchte. Diese App nutze ich schon sehr sowohl auf meinem Desktop als auch auf meinem IPad und Handy. Man kann sie auch sehr gut als Habit-Tracker einsetzen, finde ich. Es gibt eine kostenfreie Version und eine Pro Version, letztere gibt es als monatliches Abo oder als Lifetime Variante. Ich nutze seid vielen Jahren übrigens die Pro Lifetime Version.
Fazit
Zeit- und Projektmanagement sind entscheidende Aspekte in der heutigen Arbeitswelt. Es gibt viele großartige Tools, um bei der Organisation und Verwaltung diverser Aufgaben zu helfen. In diesem Blogbeitrag habe ich Trello, Notion, Metricool*,WPML, Wordfence, Woocommerce, Scrivener, Procreate, die drei Affinity Programme, Structured und Canva vorgestellt. Diese Tools sind alle einfach zu bedienen, oder zumindest recht einfach zu erlernen und bieten viele Funktionen, um die Produktivität und Effizienz zu verbessern. Um herauszufinden welches Tool am besten zu euren Anforderungen passt, empfiehlt es sich, finde ich, erstmal diverse Programme auszuprobieren. Mit diesen Tools könnt ihr auf jeden Fall eure Aufgaben effektiver planen, durchführen und organisieren und eure Zeit effektiver nutzen, um so größtmöglich erfolgreich zu sein. Wie findet ihr meine Lieblings-Tools? Welche Tools nutzt ihr am liebsten? Zu welchen Tools hättet ihr gerne mehr Infos? Lasst es mich gerne in den Kommentaren wissen.
Ich wünsche euch eine produktive Woche.
Alles Liebe
“Der Computer arbeitet deshalb so schnell, weil er nicht denkt.”
Gabriel Laub
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Über die Autorin
Christina Ernst ist Gründerin und Geschäftsführerin von Linen & Quince. Sie ist außerdem Designerin, Autorin und Immobilienexpertin. Ihre Erfahrungen und ihr Wissen gibt sie nicht nur in ihrem persönlichen Blog auf christinaernst.net, weiter, wo sie über Finanzwissen, Unternehmensgründung, Immobilienwissen und Persönlichkeitsentwicklung schreibt, sondern auch auf dem unserem Linen & Quince Blog. Dort schreibt sie regelmäßig über Interior Design, Mode und Lifestyle Themen. Sie liebt Innenarchitektur, Kunst, Antiquitäten sowie elegante, nachhaltige und hochwertige Mode.
