Der nächste Sprint ist geschafft

Mehr schaffen in kürzerer Zeit

Nein, ich bin nicht wirklich gerannt heute. Worauf der Titel eigentlich abzielt ist ein Begriff aus der IT. Dort arbeitet man seit langem mit einer Projekt-Management Methode namens Scrum. Den meisten Menschen wird dieser Begriff wohl nicht geläufig sein, aber ich finde, dass die Scrum-Methode sich auch sehr gut für die private Anwendung eignet, sozusagen. Beim Scrum kennt man einen definierten Zeitraum, bei dem ein Scrum-Team, ein vorher festgelegtes Arbeitskontingent erledigt bzw Ziel erreicht als sogenannten Sprint. Für mich ist dieser definierte Zeitraum jeweils ein Monat, oder anders gesagt ca. 4 Wochen.

Langfristige Planbarkeit

Bei großen, längerfristigen Projekten ist oft nicht genau planbar wie lange gewisse Abschnitte dauern werden. Da zu Beginn nicht absehbar ist, welche Probleme vielleicht im Laufe der Zeit auftreten. Die Planbarkeit ist dadurch eher eingeschränkt. Auch würde es zu aufwendig sein, jede Eventualität von Anfang an einzuplanen. An die meisten Probleme denkt man schließlich auch zu Beginn gar nicht. Komplexe Projekte können durch Sprints in überschaubare und vor allem planbare Abschnitte unterteilt werden. Sprints sind deutlich besser zu verwalten und effizienter in der Aufgaben-Bewältigung. Scrum ist also im Grunde ein Rahmen oder Leitfaden zum Erledigen von Aufgaben.

Einen Plan haben

Es gab Zeiten in meinem Leben, da hatte ich sprichwörtlich „keinen Plan“.
Ich hatte keine Ahnung, was ich eigentlich in meinem Leben machen wollte. Ich wusste eigentlich immer nur sehr deutlich was ich nicht wollte und fand, dass sei immerhin auch schon etwas.
Aber ich hatte keine wirklich definierten Ziele, wenn überhaupt nur schwammige Ideen. Ich sah alle anderen gefühlt immer an mir vorbeiziehen.
Vermutlich hatten die meisten in meinem Bekanntenkreis in ihren 20ern auch keinen Schimmer, was sie eigentlich mit ihrem Leben anstellen sollten, aber ich hatte im Bezug auf mich immer das Gefühl, dass mir so eine Art Fahrplan fehlt. Ich musste erst mehrere richtige Tiefpunkte durchlaufen, bis es in meinem Kopf endlich klick gemacht hat und mir klar wurde, was ich wirklich in meinem Leben erreichen möchte.
Und dies zwar mit der nötigen Flexibilität, aber ohne wenn und aber. Ich habe Jahre gebraucht um endlich in die richtige Spur zu kommen. Und ich wünschte ich hätte vor zehn Jahren bereits gewusst, was ich jetzt weiß, denn dann wäre ich jetzt sicherlich viel, viel weiter, als ich es bin. Aber so ist nunmal das Leben. Und wie man herausfindet, was man wirklich möchte, ist ein Thema für einen anderen Artikel.

Persönliche Ziele erreichen mit Projektmanagement-Methoden

Habt ihr euch auch schonmal gefragt, was ihr wirklich in eurem Leben erreichen wollt, oder wollen würdet, wenn ihr mal rein theoretisch davon ausgeht, dass eure wildesten Träume wahr werden könnten?
Wenn man endlich irgendwann seinen Lebentsraum oder sein „Traumleben“ gefunden hat, dass man sich erfüllen möchte, dann stellt sich allerdings die große Frage, wie um alles in der Welt sollte man das erreichen?
Als mir irgendwann klar wurde, was ich wirklich machen möchte und dies angefangen habe, ohne vernünftigen Plan, in die Tat umzusetzen, hatte ich mehrmals die Woche Panikattacken, und das ungefähr ein Jahr lang.
Es war furchtbar. Ich habe mich so verrückt gemacht und gestresst, dass ich am Ende zwar einiges erreicht hatte, aber der Weg dahin war alles andere als angenehm und das Ergebnis auch nur eher „ausreichend“.
Heute weiß ich, das hätte ich besser machen können. Ich bin überzeugt davon, dass verschiedene Projekt-Management Methoden dabei unglaublich hilfreich sein können. Wenn ihr also auch euer Leben umkrempeln wollt und vielleicht das gefühlt Unmögliche, möglich machen wollt, dann solltet ihr die Scrum-Methode kennen.

Die Scrum-Methode

Zu Beginn steht die Sprint-Planung.
Bei dieser wird festgelegt, wie lange der Sprint geht, welche Aufgaben erledigt werden sollen und wie diese ausgeführt werden. Normalerweise gibt es in einem Scrum-Team verschiedene Rollen.
Aber ich bin der Meinung, man kann die Methoden auch gut alleine anwenden bzw diese Prinzipien übertragen.
Ein Entwicklerteam besteht theoretisch aus einem „Product Owner“ (Produktinhaber). Dieser erläutert, welches Ziel mit dem Sprint erreicht werden soll und welche Aufgaben zu erledigen sind. Letztere sind im sogenannten „Product Backlog“ zusammengefasst.
Im Grunde entspricht dies einer To-Do Liste. Das Entwicklerteam erledigt dann diese Aufgaben. Allerdings werden diese nicht vom Product Owner verteilt.
Das Entwicklerteam entscheidet selbst, je nach Kapazität wann es die nächste Aufgabe aus dem Backlog entnimmt. Bei Scrum wird durch interaktives Vorgehen in Zwischenergebnissen konstant verbessert. Das ist zum Einen ein gutes Gegenmittel wenn man an Perfektionismus leidet, der einen bremst tatsächliche Ergebnisse abzuliefern. Davon kann ich persönlich auch so einiges berichten. Zum Anderen wird man dadurch flexibler und kann auch spontan auf kleinere Probleme gut reagieren.
Man arbeitet also nicht erst Monate oder Jahre im Hintergrund um irgendwann das Ergebnis zu veröffentlichen. Sondern es wird konstant und iterativ, also wiederholend, an kleineren Zwischenergebnissen gearbeitet. Bei der Erfüllung dieser Ergebnisse entsteht ein Lerneffekt, der das Produkt im nächsten Sprint verbessern kann.

Der Sprint Kreislauf

Der Scrum-Master unterstütz das Entwicklerteam und hilft dabei, dass die Aufgaben effizient erledigt werden und die Scrum Methoden angewendet werden. Im Scrum Team bestehen allerdings keine Hirachien.
Der Sprint Kreislauf sieht dann folgendermaßen aus:
Der Product Owner stellt dem Scrum Team das Produkt Backlog zur Verfügung. Bei der Sprint Planung wird dieses berücksichtigt und ein Sprint Backlog erstellt. In der darauf folgenden Zeit, dem Daily Scrum, wird dieses abgearbeitet und falls notwendig angepasst. Anschließend folgt der Sprint Review. In diesem der voraussichtliche Ausgang des Sprints betrachtet und zukünftige Anpassung für den nächsten Sprint adaptiert werden. Im letzten Schritt folgt die Sprint Retrospektive. In diesem werden Möglichkeiten geplant, um die Qualität weiter zu erhöhen und die Effektivität weiter zu steigern.
Anschließend beginnt der Sprint Kreislauf von neuem.

Ein Sprint

Auf unsere Lebensplanung übertragen, könnte das also wie folgt aussehen. Ihr setzt einen begrenzten Zeitraum. Wie lange dieser ist, ist euch überlassen. Wie bereits erwähnt, ist ein Sprint für mich immer einen Monat lang.
Am ersten Tag plane ich sozusagen meinen Sprint.
Zu Beginn eines Sprints erstelle ich meine To-Do Liste. Die Aufgaben mit der höchsten Priorität stehen dabei immer oben. Danach folgen 4 Wochen, in denen ich intensiv an der Erledigung und auch Verbesserung der Aufgaben arbeite.
Anschließend betrachte ich einen Tag lang, in der Sprint Review, was ich bereits geschafft habe oder was noch offen ist und welche Konsequenzen dies vielleicht mit sich zieht, wenn ich diese kurzfristigen Ziele nicht noch bis zum Sprint Ende erreichen würde. An diesem Tag schaue ich mir zum Beispiel auch meine Analytics an. Am Tag darauf plane ich in der Retrospektive, welche Routinen ich im nächsten Sprint verbessern könnte. Je nachdem wie lange ein Monat geht, gönne ich mir in den letzten Tagen eine Erholungszeit. Der Fokus liegt dort nicht auf dem Erledigen von Aufgaben, sondern nur darauf wie ich generell mit der Bewältigung der Aufgaben im vergangenen Sprint umgegangen bin. Was mir schwer fiel, was mir leicht fiel, ob ich genug Erholungsphasen eingeplant hatte usw. Und dann startet das Ganze von neuem.

Scrum anwenden

Wenn ihr also ein bestimmtes Ziel innerhalb eines Jahres erreichen möchtet, könntet ihr anfangen die notwendigen Schritte, sprich euer Product Backlog, grob zu planen.
Dann sortiert ihr diese nach Priorität und unterteilt die Aufgaben in 12 Teile, entsprechend der Anzahl der Monate. Anschließend legt ihr die nicht aktuellen „Teile“ erstmal weg und konzentriert euch auf den Ersten bzw. Folgenden Abschnitt.
Dieser sollte die Aufgaben mit der höchsten Priorität enthalten. Während eurer Sprint Planung erstellt ihr auf Grund dieser Aufgaben dann eurer Sprint-Backlog. Ihr unterteilt die Aufgaben also, falls nötig in weitere Teilaufgaben.
Dann überlegt euch, wie ihr diese am besten und effizientesten abarbeiten könntet. Anschließend legt ihr los.

In eurem Daily Scrum konzentriert ihr euch in den folgenden Wochen ausschließlich auf die kleinen, genug definierten Aufgaben. Sollten Schwierigkeiten auftreten löst ihr diese, aber lasst euch nicht aus dem Konzept bringen und folgt weiter dem Fahrplan. Nach ca 4 Wochen könnt ihr sicherlich auf eine Menge erledigter Aufgaben zurückblicken und zu Recht stolz auf euch sein. Vielleicht habt ihr nicht alles geschafft. Das macht nichts. Dann wisst ihr für den nächsten Sprint eure Kapazitäten besser einzuschätzen und entsprechend zu planen. Vergesst nicht euch für eure harte Arbeit zu belohnen und euch etwas Erholung zu gönnen, bevor ihr in den nächsten Sprint startet.

Falls ihr mehr Details wissen möchtet über Scrum oder Projekt-Managment Methoden im Allgemeinen, fragt mich gerne in den Kommentaren. Dann plane ich gerne weitere Artikel zu dem Thema.

Ich wünsche euch eine motivierte und erfolgreiche neue Woche. 🙂

Alles Liebe

Christina

„Das Meiste haben wir gewöhnlich in der Zeit getan, in der wir meinten, zu wenig zu tun.“

Marie von Ebner-Eschenbach

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Über die Autorin

Christina Ernst ist Gründerin und Geschäftsführerin von Linen & Quince. Sie ist außerdem Designerin, Autorin und Immobilienexpertin. Ihre Erfahrungen und ihr Wissen gibt sie nicht nur in ihrem persönlichen Blog auf christinaernst.net, weiter, wo sie über Finanzwissen, Unternehmensgründung, Immobilienwissen und Persönlichkeitsentwicklung schreibt, sondern auch auf dem unserem Linen & Quince Blog. Dort schreibt sie regelmäßig über Interior Design, Mode und Lifestyle Themen. Sie liebt Innenarchitektur, Kunst, Antiquitäten sowie elegante, nachhaltige und hochwertige Mode.

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